Project Schedule ( Jadwal Proyek )
Project Schedule atau jadwal proyek dibuat oleh project manager untuk mengatur manusia di
dalam proyek dan menunjukkan kepada organisasi bagaimana pekerjaan (proyek) akan
dilaksanakan. Ini adalah alat untuk memantau (bagi project manager) apakah proyek dan tim
masih terkendali atau tidak.
Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan
dan daftar resource yang dibutuhkan. Sebelum jadwal dibuat, WBS harus terlebih dahulu ada, jika
tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.
Untuk membuat project schedule, ada beberapa software yang bisa dijadikan pilihan. Pilihan
software yang gratis dan open source antara lain: Open Workbench, dotProject, netOffice dan
Tutos. Beberapa hal perlu diperhatikan ketika membuat project schedule, seperti:
1. Alokasi resource pada tiap pekerjaan,
Resource bisa berupa berbagai hal seperti manusia, barang, peralatan (komputer,
proyektor, dll), tempat (ruang rapat, misalnya) atau layanan (seperti training atau tim
pendukung out source) yang dibutuhkan dan mungkin ketersediaannya terbatas.
Bagaimanapun juga resource yang utama adalah manusia.
Pertama, project manager akan mengalokasikan orang(-orang) tertentu untuk suatu
pekerjaan. Kemudian, selama pekerjaan tersebut berlangsung, orang tersebut mungkin
menjadi terlalu sibuk sehingga tidak bisa dialokasikan untuk pekerjaan lainnya. Perhatikan
bahwa pemilihan pelaku perlu disesuaikan dengan kemampuan dan berbagai hal lain
karena ada pekerjaan yang dapat dilakukan oleh siapa saja, tetapi umumnya pekerjaan
hanya dapat dikerjakan oleh satu atau beberapa orang saja.
2. Identifikasikan setiap ketergantungan,
Sebuah pekerjaan disebut memiliki ketergantungan jika melibatkan aktivitas, resource atau
work product yang dihasilkan pekerjaan/aktivitas lain. Contoh: test plan tidak mungkin
dilaksanakan selama software belum diimplementasikan/ditulis, program baru dapat ditulis
setelah class atau modul dibuat dan dideskripsikan pada tahapan desain.
Tiap pekerjaan pada WBS perlu diberi nomor, dengan angka tersebut bergantung pada
nomor pekerjaan syaratnya. Berikut ini adalah sedikit gambaran tentang bagaimana suatu
pekerjaan menjadi tergantung pada pekerjaan lainnya.
3. Buat jadwalnya
Tiap pekerjaan juga memiliki jangka waktu pekerjaan. Dengan demikian jadwal bisa
dibuat, contoh:
Tiap pekerjaan ditunjukkan dengan kotak, sedangkan ketergantungan antar pekerjaan
ditunjukkan dengan gambar panah. Kotak hitam berbentuk wajik antara D dan E (pada
gambar di atas) disebut milestone atau pekerjaan tanpa durasi. Milestone digunakan untuk
menunjukkan kejadian penting pada jadwal. Sedangkan kotak hitam panjang antara C dan
D yang juga mengandung potongan wajik menunjukkan summary task atau dua sub
pekerjaan yang memiliki induk yang sama.
Jadwal bisa dibuat dalam bentuk Gantt Chart, PERT atau diagram semacamnya.
Contoh Gantt Chart yang dibuat dengan sebuah tool manajemen proyek:
Risk Plan
Risk plan adalah daftar resiko/masalah yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung dan
bagaimana menangani terjadinya resiko tersebut. Bagaimanapun juga ketidakpastian adalah
musuh semua rencana, termasuk rencana proyek. Terkadang ada saja waktu-waktu yang tidak
menyenangkan bagi proyek, banyak kesulitan terjadi misalnya suatu resource tiba-tiba tidak
tersedia. Oleh karenanya risk plan adalah persiapan terbaik menghadapi ketidakpastian.
Langkah-langkah berikut dapat menjadi acuan untuk mendapatkan Risk Plan:
1. Pembahasan resiko potensial
Project manager akan memimpin sebuah sesi/rapat untuk mengidentifikasikan masalah-
masalah yang mungkin akan muncul. Anggota tim akan dipancing untuk mengemukakan
resiko-resiko yang terpikirkan. Project manager akan menuliskannya di papan tulis setiap
ada yang mengemukakan pendapat yang relevan. Sedikit pendapat mungkin akan muncul
pada awalnya, kemudian berlanjut dengan tanggapan yang susul-menyusul hingga
akhirnya suasana mendingin sampai akhirnya pendapat terakhir diutarakan.
Resiko yang dimaksud di sini adalah resiko spesifik. Jika suatu resiko dirasa belum
spesifik maka project manager akan memancing agar permasalahan disampaikan secara
lebih spesifik. Sumber masalah yang baik lainnya adah asumsi-asumsi yang muncul ketika
membuat Vision and Scope dan melakukan estimasi dengan metode Wideband Dephi.
2. Estimasi dampat tiap resiko/masalah
Tim akan memberikan rating untuk setiap resiko. Nilainya berkisar dari 1 (masalah dengan
resiko kecil) hingga 5 (masalah dengan resiko besar, kemungkinan munculnya besar,
mungkin menghabiskan biaya besar dan sulit untuk membereskannya).
3. Buat sebuah risk plan
Tim akan mengidentifikasi langkah-langkah yang akan di ambil untuk mengatasi masalah-
masalah yang akan muncul tersebut, dimulai dari resiko bernilai 5.
Penjadwalan Proyek
PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan,
mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek. PERT
yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang
dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program
misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan
oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.
Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi
dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan
kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu
vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah
proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.
Dari gambar 1 dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan.
Seperti pekerjaan 1 dilakukan terlebih dahulu (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2,
3, 4, setelah itu pekerjaan 5,6. Titik 7 adalah titik finish dimana pekerjaan terakhir dilakukan dan
merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram PERT
juga menunjukan suatu keterikatan antar pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan. Keterikatan itu
dapat dilihat dengan contoh pekerjaan 2, 3, 4 hanya dapat dilakukan jika pekerjaan 1 sudah
selesai dilakukan.
Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai
pekerjaan pararel (pararel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas
yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram
PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus
dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah
pekerja yang dibutuhkan.
KARAKTERISTIK PERT
Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT,
yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu
penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.
Ciri-ciri jalur kritis adalah:
Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.
Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan
mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.
Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.
KARAKTERISTIK PROYEK
Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan
berakhirnya.
Dibatasi oleh biaya.
Dibatasi oleh kualitas.
Biasanya tidak berulang-ulang.
MANFAAT PERT
1. Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.
2. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.
3. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk
kelancaran proyek.
4. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.
5. Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.
salam kenal,
Wah,lengkap banget nih mbak. Jadikan buku aja. btw, cari opensource-nya dimana alamat web-nya, kali ada rekomendasi.
Terima kasih atas informasinya.
BR
Indra.
indra
October 8, 2009
mksdna ….apa indra bukannya browsing az..ada tuch…bnyk
anitamegayanti
February 16, 2010
Cukup membantu
terima kasih
herl
February 2, 2011
Seeplah kalo udah bs bantu…moga bermanfaat ya..
anitamegayanti
July 29, 2011
salam kenal….
mas kalo untuk tutorial ghanttproject nya ada ga?
kalo ada mohon dikirim ke email saya..
terima kasih
ale
July 27, 2011
Maaf mbak di comment saya panggih mas
waktu comment daya belom liat profil mbak..
sekali lagi maaf ya.
ale
July 27, 2011
Tutor Gantt Chart aq gak punya…..
Ok gpp mas…salam kenal juga ya..
anitamegayanti
July 29, 2011
Salam Mbak,
untuk programnya bagusnya pake apa mbak?
selama ini saya sering buat manual pake excel, apa ada software program yg dah jadi mbak?
mohon pencerahannya…thq
Wardi
September 22, 2011
Saya menggunakan microsoft Pro..k penjadwalan tetapi untuk perhitungan waktu yang diharapkan dan standart deviasi serta peluang untuk menyelesaikan proyek masih menggunakan manual
anitamegayanti
September 22, 2011
Mbak ada contoh project plannya di bidang IT ga
Cari Tentang
April 27, 2012
[…] – https://anita8595.wordpress.com/2009/07/31/project-schedule-jadwal-proyek/ […]
Tugas Pertama Softskill : Pengertian Berbagai Istilah dalam Penulisan Project Game | Panji Apriyanto
March 21, 2014